::
Start
Windows 8 SM Versi 3
Shutdown

Navbar3

Search This Blog

Memuat...

welcome

Selasa, 19 November 2013

Cara Mengelola Arsip Akuntansi Agar Rapi dan Efektif

Bagi yang sudah bekerja, pasti pernah dipusingkan oleh urusan arsip. Khususnya di akuntansi, mengelola arsip adalah tantangan tersendiri—thus butuh keterampilan (dan kecerdasan) khusus. Bagaimana caranya mengelola arsip akuntansi agar menjadi rapi dan efektif? Itu yang ingin saya share lewat tulisan ini.
Arsip, mungkin terdengar spele. Sesungguhnya sangat vital, khususnya dalam pekerjaan akuntansi (tidak tahu di wilayah lain)—bahkan bisa berpengaruh langsung terhadap kinerja kita.

Mengapa Pengelolaan Arsip Akuntansi Penting, Seberapa Penting?

Ya, saya tahu semua kantor juga punya dokumen dan arsip. Tetapi dokumen dan arsip di akuntansi dan keuangan sedikit agak berbeda—sehingga diperlukan pengelolaan yang khusus.
Apa istimewa (atau kekhususan) arsip akuntansi dan keuangan—jika dibandingkan dengan arsip-arisp lain?
Arsip akuntansi bersifat lebih sensitif dibandingkan dengan arsip-arsip lainnya. Sensitif karena beberapa alasan berikut ini:
1. Arsip akuntansi adalah arsip transaksi uang (bersifat monetary) – Meskipun tidak semua transaksi yang dicatat dalam akuntansi berupa kas (uang), semuanya akan berujung pada uang, setidak-tidaknya bisa dikonversikan ke dalam nilai uang. Artinya bisa menimbulkan kerugian langsung dalam bentuk uang jika salah kelola.
Misalnya: Berdasarkan nota yang diterima, anda mengakui adanya pembelian barang persediaan di Toko ABC sebesar Rp 50,000,000. Meskipun tidak langsung dibayar saat itu juga, karena pembelian kredit, tetap saja suatu saat nanti—bila sudah jatuh tempo—harus dibayar dalam bentuk kas (uang). Dan barang yang anda akui dalam pembelian tersebut juga bisa dikonversikan menjadi uang (persediaan dijual).
2. Arsip akuntansi menyangkut hak dan kewajiban pihak lain – Nyaris semua transaksi yang dicatat dan dilaporkan, dalam proses akuntansi, menyangkut hak dan kewajiban pihak lain. Artinya, kesalahan dalam proses pencatatan dan penyajian laporan keuangan berdampak langsung terhadap hak-dan-kewajiban pihak lain. Jika terjadi perselisihan (ketidaksepakatan), di kemudian hari, maka satu-satunya yang menjadi dasar dalam menyelesaikan masalah adalah arsip yang berupa bukti transaksi.
Misalnya: Melanjutkan contoh di atas. Pengakuan pembelian secara kredit, artinya: perusahaan berhak menerima barang di satu sisinya, dan berkwajiban untuk membayar utang di sisi lainnya. Di sisi lainnya, Toko ABC berhak untuk menerima pembayaran (bila utang sudah jatuh tempo) dan berkewajiban untuk menyerahkan barang yang dibeli.
3. Akuntansi hanya mengakui transaksi yang didukung oleh bukti – Karena pertimbangan pertama dan kedua di atas, maka akuntansi hanya mengakui (mencatat) transaksi-transaksi yang didukung oleh bukti transaksi (entah itu dalam bentuk nota, invoice, akte sewa, dan lain sebagainya)—yang selanjutnya diarsipkan. Artinya setiap angka yang ada di “buku besar” dan ‘laporan keuangan” harus didukung oleh arsip bukti transaksi. Jika dibalik maka, setiap 1 lembar arsip adalah bukti transaksi—yang jika hilang akan membuat pengakuan atas transaksi tersebut menjadi tidak valid (sah) secara akuntansi. Ini akan sangat terasa ketika menjalani proses audit—terutama oleh pihak eksternal (auditor eksternal atau pajak).
Misalnya: Masih menggunakan contoh yang sama. Atas pembelian persediaan tersebut anda mengakui utang sebesar Rp 50,000,000, misalnya. Angka tersebut dikatakan valid secara akuntansi hanya bila didukung oleh nota pembelian (invoices) yang menunjukan angka yang sama, yaitu Rp 50 juta.
4. Diwajibkan oleh aturan (perpajakan) - Peraturan perpajakan secara tegas mengatur bahwa perusahaan (selaku wajib pajak) wajib menyimpan arsip data keuangan yang dijadikan dasar dalam penyusunan laporan keuangan fiskal yang disertakan dalam surat pemberitahuan pajak tahunan.
Dari keempat alasan di atas jelas terlihat betapa pentingnya arsip dalam pekerjaan akuntansi. Sayangnya saya masih sering menemukan arsip staf accounting yang tidak rapi atau tidak efektif, yang berantakan mirip kapal pecah juga ada.
Apa Penyebab Arsip Tidak Rapi? Saya tidak bermaksud mengatakan bahwa mengelola arsip adalah pekerjaan yang super-sulit, tetapi juga tidak mau menyepelekan. Pengalaman saya pribadi menunjukan:
  • Begitu banyak kasus sederhana menjadi pelik, tak terpecahkan, gara-gara arsip hilang.
  • Pekerjaan akuntansi yang mestinya bisa dirampungkan dengan cepat, menjadi lama—bahkan mungkin tak kunjung selesai—gara-gara arsip yang sulit ditemukan.
  • Di akhir hari kerja, saya masih sering menemukan meja-meja yang ditimbuni oleh tumpukan-tumpukan kertas. Bahkan tidak sedikit kertas yang ‘ngendon’ di dalam laci dan kolong meja berbulan-bulan.
 Saya percaya akuntan dan staff accounting tahu persis betapa pentingnya arsip yang rapi, dalam pekerjaan akuntansi dan keuangan. Arsip berantakan tidak timbul begitu saja, melainkan ada penyebabnya. Sejauh yang pernah saya lihat, penyebab utamanya adalah overload pekerjaan utama—entah karena rasio ‘volume pekerjaan’ versus ‘jumlah-staf’ yang tidak seimbang; atau karena kekurangcakapan dalam mengelola pekerjaan sehingga menjadi overload—yang pada akhirnya membuat proses pengarsipan menjadi terabaikan atau dilakukan sekedarnya saja.
Arsip tidak rapi, jika tidak ditangani secepatnya bisa berpengaruh buruk terhadap kinerja.

Arsip Yang Tidak Rapi Berpengaruh Buruk Terhadap Kinerja

Disadari atau tidak (dalam banyak kasus seringkali tidak disadari), arsip yang berantakan berpengaruh buruk terhadap kinerja—individu atau team—perlahan namun pasti, bahkan bisa menjadi sangat buruk. Saya menyebut ini dengan istilah “fenomena spiral menurun”. Konkretnya, bisa saya ilustrasikan dengan contoh kasus sbb:
Awalnya, Mira (seorang staf accounting) dilanda overload—volume pekerjaannya lebih banyak dibandingkan kemampuannya menyelesaikan. Akibatnya, Mira tidak sempat menata arsip.
Dua bulan berlalu, arsip kian bertebaran dimana-mana—hingga Mira sendiri sudah tidak tahu lagi arsip apa disimpan dimana. Dampak yang paling dirasakan setiap kali atasan meminta bukti transaksi, Mira terpaksa menghentikan pekerjaan utamanya.
Karena seringnya menghentikan pekerjaan utama (saat mencari arsip), laporan yang dibuat oleh Mira menjadi sering tidak tepat-waktu. Kualitas laporannyapun kian lama kian tidak akurat—semakin sering melakukan kesalahan. Akibat langsung dari ini, atasannya jadi sering marah-marah.
Karena sering mendapat teguran, Mira jadi sering merasa suntuk. Semakin suntuk, semakin Mira tidak bisa fokus, sehingga kinerjanya terus merosot. Karena kinerja merosot, saat penilaian kinerja tiba, hasil review menunjuka score yang buruk dan tidak memperoleh kenaikan gaji.
Mendapati kenyataan pahit itu, Mira makin meradang. Nota-pun menjadi semakin tidak pernah diurus—hingga kian lama kian menggunung. Saking penuhnya meja kerja, Mira sampai kesulitan untuk mencari bukti transaksi di hari yang sama—yang mestinya masih mudah untuk ditemukan. Tentu atasan Mira menjadi kian sering marah-marah. Semakin sering kena marah, Mira semakin kecewa, semakin tidak berinisiatif, semakin tidak peduli, kinerjanya semakin ngawur. Akhir cerita ini bisa ditebak. Ya, Mira dikeluarkan (di PHK).
Nah, itu yang saya sebut dengan istilah “fenomena spiral menurun”. Bukan hanya di wilayah kerja, fenomena yang sama bisa terjadi di setiap lini kehidupan. Misalnya:
  • Kehidupan pribadi – Karena diputusin pacar, jadi peminum alkohol, sering mabuk. Karena sering mabuk, maka menjadi nampak buruk di mata gadis-gadis, sehingga semakin dijauhi. Bahkan sahabat dekatpun menjauh satu-per-satu. Merasa diacuhkan dan kesepian, jadi frustrasi, lalu ngobat, dan seterusnya (silahkan dilanjutkan sendiri).
  • Kehidupan bisnis – Pengelolaan operasional perusahaan yang tidak efektif membuat kondisi keuangan perusahaan menjadi terganggu. Kondisi keuangan terganggu membuat pengusaha terpaksa mengurangi skala operasional perusahaan, mengurangi jumlah staf, mengurangi penggunaan fasilitas (mesin dan alat), akibatnya mutu produk yang dihasilkan memburuk, pasar semakin menyempit, respon pasar semakin buruk, kondisi keuangan semakin memburuk, dan setrusnya (silahkan dilanjutkan sendiri).
Celakanya, kebanyakan orang butuh waktu yang relative lama untuk menyadari fenomena spiral menurun ini—bahkan tak sedikit yang tidak pernah menyadarinya hingga makin terpuruk. Semoga itu tidak akan pernah terjadi pada kita.

Apakah Arsip Anda Tergolong Rapi dan Efektif?

Meungkin pertanyaan ini terkesan mengintimidasi, tapi maksud saya bukan begitu. Justru saya sangat berharap mudah-mudahan arsip anda super rapi dan efektif.
Sekedar sharing. Sepanjang karir saya (dengan beragam tingkat kecapakan dan karakter staff), hanya 2 kali pernah punya staf yang arsipnya sungguh-sungguh rapi dan efektif, yaitu: seorang Accounts Payable Accountant (wanita) dan seorang Accounting & Financial Manager (laki-laki)—yang tadinya seorang Chief Accountant lalu memperoleh promosi jabatan untuk menggantikan posisi saya.
Selain kedua staf itu, ada saja masalahnya di arsip:
  • Arsip rapi (tidak ada kertas di meja) TETAPI tidak efekif (butuh waktu lama untuk menemukan arsip yang saya inginkan).
  • Yang mejanya seperti kapal pecah sudah pasti tidak efektif—terutama ketika mencari arsip transaksi di periode berbeda.
  • Ada juga yang arsip fisiknya rapi dan efektif, sayang asip digitalnya yang berantakan. Tak sedikit juga yang sebaliknya.
Oke. Ada semacam persepi keliru yang lumrah beredar di dunia kerja—termasuk di akuntansi, yaitu: “Orang yang mejanya penuh kertas adalah orang yang produktif, selalu sibuk”. Saya tidak melihat itu ada korelasinya. Yang ada, menurut saya, meja seperti kapal pecah karena overload pekerjaan atau memang karakter orangnya yang berantakan.
Ada juga anggapan yang menyebutkan bahwa, “meja berantakan bukan berarti pekerjaannya berantakan”. Yang ini saya tidak bantah. Karena diantara staf yang mejanya selalu berantakan, tak sedikit yang pekerjaannya selalu tereksekusi dengan rapi dan tuntas. Hanya saja, sekalilagi hanya saja, khusus di accounting arsip adalah vital—tidak boleh dikompensasikan dengan hal lain.
Bagaimana saya tahu file staf rapi atau tidak?
Jujur saja, saya tidak pernah memeriksa file semua orang satu-per-satu. Kerapian dan keefektifan arsip bisa saya ketahui dari 2 hal:
1. Kondisi meja saat mereka meninggalkan kantor – Mereka yang arsipnya rapi, bisa dilihat dari rapi-atau-tidaknya meja mereka saat pulang kerja. Saya memiliki kebiasaan memeriksa meja staf setiap pulang kerja. Walaupun meja saya selalu tanpa kertas, saya tidak menuntut setiap staf melakukan hal yang sama, karena itu bukan hal yang mudah. Kondisi meja yang ideal menurut saya: ada file-tray dimana tersimpan 1-5 lembar file di dalamnya dan stationary secukupnya. Kertas ini saya identifikasi sebagai file atas ‘masalah-belum-tuntas-perlu-followup-di-hari-berikutnya’. Selebihnya meja harus bersih hingga ke laci—semua file tersimpan rapi di folder (bukan di atas meja atau di dalam laci), sebagai indikasi bahwa masalahnya sudah tertangani hingga tuntas.
2. Kecepatan menyediakan arsip – Arsip rapi itu penting. Meja bersih itu penting—untuk kenyamanan kerja. Tetapi arsip rapi dan meja bersih saja, tidak cukup. Arsip harus efektif—mudah ditemukan saat diperlukan. Kecepatan menemukan arsip adalah super-penting di dunia kerja manapun. Terlebih-lebih di accounting, aktivitas menyediakan data/informasi adalah bagian dari pekerjaan yang terjadi setiap hari (jika tidak setiap jam). Seseorang (staff atau manager) yang menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk menemukan sebuah file, adalah sangat tidak efisien, tugas utamanya banyak terbengkalai dan ini buruk. Menemukan file hanya langkah awal, jauh lebih penting adalah menyelesaikan pekerjaan dan memecahkan masalah. Mereka yang arsipnya rapi dan efektif hanya butuh waktu:
  • 3 menit untuk menyediakan file transaksi di periode berjalan; atau
  • 6 menit untuk file transaksi di periode berbeda (sebelumnya).
Mengapa 3 menit untuk periode berjalan dan 6 menit untuk periode sebelumnya?
  • 1 menit untuk query data base (di computer), biasanya dengan menelusuri data transaksi di accounting software. Misalnya: saya minta file nota#665 dari supplier PT. ABC. Anda masuk ke modul ‘accounts payable” lalu search nota#665; atau masuk ke vendor (supplier) list, lalu search PT. ABC, temukan nota#665. Dapatkan nomor transaksinya. Ini hanya butuh waktu 1 menit.
  • 2 atau 5 menit untuk mencari file fisik di folder/cabinet. Dengan menggunakan nomor transaksi yang sudah anda temukan di file digital/data base, anda langsung tahu dimana letak arsip fisiknya. Jika arsip fisik rapi, maka anda hanya butuh waktu 2 menit untuk menemukan file di periode berjalan atau 5 menit untuk file di periode sebelumnya.
Lebih dari itu, sudah merupakan indikasi bahwa arsip (entah yang digital atau fisik) pasti tidak beres, alias tidak efektif, bisa jadi berantakan. Staf yang butuh waktu lebih dari 5 menit untuk menyediakan file, biasanya saya datangi ke mejanya—sekalian melihat kenapa dia butuh waktu selama itu. Dan bisa saya pastikan, arsipnya tidak rapi, tidak efektif.
Yang memerlukan data/informasi/file tidak selalu atasan, bisa jadi rekan kerja atau diri-sendiri, dan itu bisa terjadi beberapakali dalam satu hari kerja. Sehingga, sekalilagi, pengarsipan yang rapi dan efektif adalah super-penting di accounting.
Nah, jika anda sudah bekerja coba hitung, berapa menit waktu yang anda butuhkan untuk menyediakan arsip file (fisik)? Dari sana anda bisa nilai sendiri seberapa rapi dan efektif arsip anda. Jika tidak cukup rapi dan efektif, saya ada tips yang mungkin bisa anda implementasikan sendiri.

Cara Mengelola Arsip Agar Rapi dan Efektif

Bagi anda yang arsipnya sudah rapi dan efektif, saya yakin pekerjaan utama anda pastinya cukup lancar. Bagi yang belum, berikut adalah cara mengelola arsip akuntansi agar rapi dan efektif, yang saya bagi menjadi 2 kelompok:

A. Arsip Digital (di komputer)

Jika menggunakan software akuntansi tertentu, jumlah arsip digital anda pastinya tidak terlalu banyak—karena semua data tersimpan dalam satu file database yang tertata secara otomatis mengikuti setting software yang digunakan. Yang penting anda perhatikan adalah:
  • Kenali dan buat diri anda terbiasa/familiar terhadap interface (antar-muka) setiap modul yang anda butuhkan. Misal: jika anda A/P Accountant, maka kuasai interface modul A/P (dan modul-modul terkait) dengan baik, sehingga anda bisa melakukan aktivitas di sana dengan sangat cepat, termasuk aktivitas mencari transaksi tertentu—entah dengan melakukan ‘drill-down’ atau menggunakan fasilitas ‘search’. Jika ada fasilitas short-cut, biasakan untuk menggunakannya.
  • Selalu menyertakan nomor/referensi transkasi saat input data—entah itu berupa nomor invoice, nomor PO, nomor check, dan lain sebagainya. Ini penting untuk memudahkan proses pencarian nantinya. Rata-rata software akuntansi dewasa ini sudah mengenerate nomor kode transaksi referensi secara otomatis, tetapi anda masih perlu memasukan nomor referensi yang tercantum di file kertasnya ke dalam system. Misal: nomor invoice/nota, nomor PO, nomor check, dan lain sebagainya. Adakalanya nota yang anda terima tanpa nomor, anda bisa membuat nomor sendiri yang penting berurut dan uniq (tidak boleh sama antara satu transaksi dengan transaksi lainnya), tulis di atas file kertasnya, lalu input.
  • Input data transaksi dalam format yang logis dan konsisten. Ini penting untuk memudahkan anda melakukan pencarian nantinya. Khususnya di keterangan transaksi (‘description’) dan di field ‘notes’. Misalnya: Anda biasa memasukan kode item, nama barang, dan spesifikasi. Maka, gunakan susunan itu secara konsisten. Jika ada nomor referensi tertentu (misal: No surat jalan, nomor AWB/BL, No PEB, No PIB, payment term, dan lain sebagainya) yang bisa anda ikut sertakan, maka sertakan juga secara konsisten.
Jika anda masih menggunakan spreadsheet (Ms Excel misalnya), maka mengelola arsip digital menjadi sedikit lebih sulit dibandingkan software akuntansi. Dalam kondisi ini anda bisa mengadopsi cara di atas. Hanya saja anda masih perlu menata file dan folder (di Ms Explorer misalnya) dengan teratur dan konsisten. Berikut beberapa hal yang perlu anda perhatikan:
  • Beri nama folder yang khas mendeskripsikan isi file yang tersimpan di dalamnya. Misal: Jika isinya file/data sales invoice, maka beri nama “SALES INVOICE”.
  • Beri nama file yang khas (berisi penanda tertentu) yang bisa dikenali dengan mudah. Misalnya: dengan menyertakan nomor referensi dan tanggal invoice “Inv005-121015” untuk invoice nomor 005 tertanggal 15 Okt 2012.
  • Jangan pernah mencampuradukan beberapa jenis file berbeda dalam satu folder (misalnya: vendor dengan customer dengan fixed asset, dll)—sekali anda melakukannya, maka lama-lama isi folder anda akan seperti hutan belantara. Usahakan satu folder satu jenis file.
Itu hanya beberapa tips dan contoh. Anda bisa menggunakan cara anda sendiri. Yang paling penting, semua itu anda lakukan untuk memudahkan proses pencarian jika sewaktu-waktu anda atau orang lain butuh.

B. Arsip Fisik (di atas Kertas)

Sampai saat ini kita (di akuntansi) masih banyak menggunakan file/dokumen di atas kertas (bukti fisik) untuk setiap transaksi. File di atas kertas masih dianggap sebagai satu-satunya bukti transaksi yang sah oleh pihak lain (kantor pajak, bank, bea cukai, customer, vendor, termasuk auditor). Untuk itu, anda butuh cara mengelola arsip fisik agar rapi dan efektif.
Berikut adalah 2 teknik penyusunan arsip fisik yang paling lumrah digunakan:
Beradasarkan Nama customer dan Nama Vendor – Teknik ini adalah teknik paling klasik yang banyak diadopsi oleh perusahaan-perusahaan yang masih mengandalkan arsip fisik sepenuhnya, biasanya UKM atau toko-toko kecil. File di simpan di dalam folder-folder yang diberi label nama vendor dan customer—tak peduli transaksi itu masuk kea kun mana di dalam journal. Di dalam folder, kemudia file di susun secara berurutan berdasarkan tanggal. Misalnya: Setiap nota dari toko ABC di simpan ke dalam folder yang diberi label “TOKO ABC”. Setiap nota tagihan/invoice ke PT. Rajawali disimpan dalam folder yang diberi label “PT. RAJAWALI”.
Berdasarkan Jenis Akun – Teknik ini termasuk cukup banyak diadopsi, bahkan mungkin paling banyak. File disimpan ke dalam folder-folder yang diberi label nama akun. Di dalam folder, kemudia file di susun secara berurutan berdasarkan tanggal transaksi. Misal: Semua transaksi “Utang” (accounts payable) disimpan di sebuah folder yang diberi label “Utang”. Semua transaksi yang berhubungan dengan “fixed asset” di dalam folder yang diberi label “FIXED ASSETS”. Semua file berhubungan dengan PPh disimpan di dalam folder yang diberi nama “PPh”.
Mana yang lebih efektif?
Tergantung dari cara orang-orang yang membutuhkan data/informasi berkomunikasi dengan anda. Misalnya:
  • Jika atasan anda biasanya minta arsip dengan mengatakan “Tolong kasi saya nota dari PT. XYZ nomor 225”, maka teknik pertama menjadi lebih efektif dibandingkan dengan teknik kedua, karena anda bisa langsung membuka folder “PT. XYZ”, lalu mencari nomor invoice yang diminta.
  • Jika atasan anda biasanya minta arsip dengan mengatakan ‘Tolong carikan saya nota pembelian pensil tanggal 10 oktober 2012”, maka teknik kedua menjadi lebih efektif, karena anda bisa langsung membuka folder “OFFICE SUPPLIES” lalu mencari tanggal yang dimaksud.
Hal penting yang perlu dipertimbangkan adalah ketika yang membutuhkan informasi atau data adalah pihak luar, misalnya: auditor dari kantor pajak atau auditor eksternal. Mereka jelas tidak tahu nama vendor. Oleh karenanya, mereka pasti minta data/informasi dengan merujuk nomor transaksi (mungkin plus nama akun). Untuk situasi ini, tentunya teknik kedua lebih efektif.
Teknik mana yang anda gunakan/sukai?” mungkin ada yang ingin bertanya seperti itu.
Saya tidak menggunakan teknik pertama maupun kedua. Saya lebih suka teknik pengarsipan yang sederhana: File disimpan di folder-folder yang diberi label nomor transaksi (tanpa nama akun atau nama vendor/customer). Misalnya: Folder “000001 s/d 000525” berisi arsip transaksi nomor 000001 sampai dengan 000525. Konsekwensinya:
  • Semua staf harus sangat familiar dengan fitur-fitur yang ada dalam software akuntansi yang digunakan. Staf baru harus diberikan training penggunaan software, hingga terbiasa.
  • Setiap fitur, dalam software akuntansi yang digunakan harus tersetup lengkap—sehingga bisa menampung data/informasi sampai ketingkat yang paling detail. Misalnya: vendor register harus diisi lengkap.
  • Setiap fitur harus bertautan (linked) dan bisa drill-down ke fitur lain yang terkait—sehingga setiap data bisa ditelusuri dari berbagai fitur. Misal: fitur “Accounts Payable” harus terhubung dengan fitur “Vendor Register” dan “Receipt of Goods”—sehingga untuk mencari nomor invoice/nota tertentu bisa darimanapun diantara ketiga fitur tersebut.
Mengapa demikian? Sebab setiap pencarian arsip file dimulai dengan melakukan penelusuran di dalam data base software, baru kemudian dilanjutkan dengan pencarian arsip fisik. Misalnya: Saya butuh slip bank pelunasan atas tagihan PT. XYZ dengan nomor invoice 252. AP Accountant tinggal masuk ke modul AP, lalu memasukan query invoice nomor 252, muncul data transaksi terkait dengan invoice 252 lengkap dengan nomor transaksi. Dengan menggunakan nomor transaksi AP Accountant bisa menemukan folder arsip fisiknya yang sudah disusun secara berurutan.
Tehnik manapun yang anda gunakan tidak masalah, sepanjang anda bisa disiplin dan punya cukup waktu untuk melakukan pengarsipan. Sebaliknya, jika anda tidak cukup disiplin atau tidak punya cukup waktu maka teknik apapun tidak akan efektif.
Saya percaya bahwa setiap accountant dan staff accounting, pada umumnya, cenderung disiplin. Hanya saja ketidakcapakan dalam mengelola pekerjaan dan waktulah yang sering menjadi masalah sesungguhnya.
Bagaimana caranya mengelola waktu antara menjalankan pekerjaan utama dan melakukan pengarsipan?

Cara Menjaga Agar Arsip Tetap Rapi Ditengah-tengah Kesibukan

Bagi yang sudah bekerja tentu sudah tahu bahwa, pekerjaan akuntansi itu sendiri sudah menguras waktu, energi dan perhatian—terus berlangsung seolah tak ada habisnya—sehingga aktivitas pengarsipan menjadi sering tertunda atau bahkan tak tersentuh samasekali. Dan, seperti sudah saya contohkan dalam kasus Mira, bisa berakibat buruk.
Jika anda mengalami situasi ini, anda butuh usaha ekstra untuk bisa menjaga agar arsip tetap rapi—tanpa menganggu pekerjaan utama. Berikut adalah teknik yang saya gunakan—dan mungkin bisa anda coba:
1. Jangan pernah membiarkan selembar kertaspun di atas meja. Caranya, sederhana;
(a). Jangan pernah mencetak apapun, kecuali akan langsung disimpan di folder atau dikirimkan ke pihak lain (supplier/pelanggan/departemen lain). Untuk keperluan sendiri anda bisa baca di layar monitor (komputer).
(b) Untuk kertas yang datangnya dari luar, diberikan oleh pihak lain (supplier, pelanggan, atasan, bawahan, rekan kerja, dll), apapun isinya, anda HANYA punya 5 pilihan untuk menyingkirkannya dari meja:
  • Kembalikan – Jika itu bukan untuk anda, tidak anda butuhkan, mengandung kesalahan, perlu anda review dan tandatangan. Lakukan dengan cepat. Jangan ditunda.
  • Lewatkan ke meja orang lain – Jika itu pekerjaan bersama, kerjakan porsi anda, selebihnya lewatkan ke meja orang yang harus mengerjakan berikutnya. Jika anda seorang atasan dan anda bisa mendelegasikan pekerjaan itu ke bawahan, segera lewatkan ke meja bawahan. Lakukan secepatnya. Jangan tunda.
  • Masukan ke dalam folder yang sesuai – Setelah tindakan tertentu (hitung/input ke system/minimal dibaca), segera masukan ke dalam folder yang sesuai jika memang perlu diarsipkan. Lakukan dengan cepat. Jangan ditunda.
  • Masukan ke dalam tray di atas meja – Jika anda perlu waktu lebih dari 5 menit untuk melakukan tindaklanjut, maka masukan kertas tersebut, untuk sementara ke dalam tray yang mungkin ada di ujung meja anda. Jaga, jangan sampai tray ini terisi lebih dari 5 file. Begitu tindak lanjut tuntas dilakukan, maka anda bisa menyimpannya ke dalam folder (arsip), atau di kembalika, atau dilewatkan ke meja orang lain.
  • Buang – Jika tak masuk ke dalam empat kategori di atas, pilihanyang tersisa hanya satu, yaitu: buang ke tong sampah. Selebaran, brosur, fliyer, dan kertas-kertas yang samasekali tidak ada hubungannya dengan anda, lempar ke tong sampah begitu tiba di meja anda.
Begitulah cara saya menjaga agar meja tetap bersih—tak pernah berisi kertas selembarpun. Jika bisa disiplin dan bersikap tegas, saya yakin andapun bisa melakukan itu dengan cepat, disela-sela kesibukan menjalankan pekerjaan utama. 
2. Cari waktu khusus untuk menyingkirkan kertas menumpuk
Jika terlajur banyak kertas di meja, mau tidak mau anda perlu mencari waktu khusus untuk menyingkirkannya—supaya tidak menganggu pekerjaan utama. Saran saya, lakukan pada saat tidak ada banyak orang di kantor. Misalnya:
  • Jam istirahat – Jika volumenya tidak terlalu banyak, anda bisa memanfaatkan waktu istirahat selama setengah jam. Instead of Twitteran setelah jam makan, gunakan untuk menyingkirkan kertas-kertas.
  • Malam hari – Jika anda biasa jam 5-tenggo, anda bisa minta ijin pulang terlambat—khusus untuk membersihkan meja dan membereska file-file—tentunya tidak dibayar (tidak dihitung lembur). Usahakan jangan berhenti sampai selesai.
  • Akhir pekan – Jika volume arsip yang berantakan sudah sangat banyak, mungkin ada baiknya dibereskan di akhir pekan. Datang kantor barang setengah hari, khusus fokus untuk membereska file-file dan membersihkan meja—jangan sampai tergoda untuk melakukan aktivitas lain: janga buka email, jangan buka browser—terutama sekali jangan buka media sosial (Facebook, Twitter, GPlus, dan sejenisnya).
 Setelah arsip beres dan meja sudah bersih, anda bisa mulai menerapkan cara yang pertama di atas.
Kuncinya, menurut saya, adalah disiplin dan tegas. Terutama tegas terhadap diri-sendiri, adalah sesuatu yang tidak semua orang bisa melakukannya. Kebanyakan dari kita cenderung merasa “semua kertas di atas meja seolah-olah penting”. Jika ini kesulitan yang anda hadapi, mungkin butuh waktu untuk membiasakan diri. Dengan usaha yang terus-menerus saya yakin anda bisa. Selamat mencoba. Semoga sukses.
Read More --►

Akuntansi Biaya: Ragam Metode Costing (Keunggulan dan Kelemahannya)

Akuntansi biaya (cost accounting) termasuk aspek penting dalam dunia akuntansi. Salah satu aktivitas yang paling fundamental dalam akuntansi biaya adalah penentuan biaya (costing)—yang dijadikan sebagai acuan dasar dalam menentukan harga jual produk/jasa. Esensi dari penentuan biaya (costing), tiada lain, merupakan aktivitas memilih dan menjalankan metode costing yang paling sesuai bagi perusahaan—mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyajian laporan cost bagi pihak management.
Fungsi akuntansi biaya yang terkelola dengan baik, dapat memberikan informasi penting bagi manajemen sehubungan dengan: pengaruh dari penentuan harga jual suatu produk, kecenderunga cost, kinerja per departemen dan perusahaan secara keseluruhan, kapasitas pegawai dan produksi, bahkan berkontribusi besar terhadap penentuan strategi bisnis perusahaan hingga pada derajat tertentu.
Setengah dari alur akuntansi, di dalam perusahaan, ada di wilayah costing. Sehingga, bagi akuntan yang bekerja di dalam perusahaan (terutama manufaktur), kurangnya penguasaan akuntansi biaya adalah masalah serius, lubang kelemahan yang harus segara diatasi jika ingin menjadi akuntan yang handal di luar urusan jurnal-menjurnal dan penyusunan laporan keuangan.
Apakah cost accounting hanya urusan para cost accountant—sehingga mereka yang sudah ada di management/executive level dikecualikan? Justru chief accountant, controller dan CFO-lah yang paling berkepentingan terhadap pemilihan dan penerapan akuntansi biaya di dalam perusahaan yang mereka kelola. Merekalah yang harus menilai, menentukan, mengawasi, mengevaluasi dan mengubah metode costing yang diterapkan—jika dirasa perlu, agar tujuan perusahaan bisa dicapai dengan lebih efektif.
Bagaimana dengan akuntan publik dan para auditor? Merekapun wajib menguasai akuntansi biaya—kecuali bisa menghindar setiap kali diberi tugas memeriksa perusahaan manufaktur. Salah satu proses penting dalam auditing adalah melakukan cross-check terhadap arus uang, arus dokumen dan arus barang. Tanpa penguasaan akuntansi biaya yang mumpuni, mungkin mereka masih bisa memberikan pendapat, tetapi saya yakin judgement yang digunakan untuk mendukung pendapat itu akan sangat lemah.
Cakupan dari akuntansi biaya lumayan luas, tetapi intinya selalu berada di wilayah costing. Dan, seperti sudah saya sampaikan di awal tulisan, esensi dari penentuan biaya (costing) adalah: memilih dan menerapkan metode costing yang paling sesuai bagi karakter opersional perusahaan.
“Sesuai” yang saya maksudkan dalam hal ini adalah: bisa menghasilkan data yang paling akurat dan berdayaguna tinggi bagi proses pengambilan keputusan sehubungan dengan cost.
Ada beragam metode penentuan biaya (costing method) yang bisa diterapkan untuk mengumpulkan dan mengolah data-data cost: mulai dari job costing, process costing, standard costing, target costing, direct costing, dan lain sebagainya. Sehingga, seseorang yang ingin mumpuni dalam akuntansi biaya kudu mahir dalam menggunakan metode-metode tersebut.
Sebagai perkenalan di wilayah akuntansi biaya (cost accounting), saya akan mulai dengan membahas beragam metode costing—beserta kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Tetapi sebelum itu, ada hal yang penting untuk saya sampaikan, terutama mengenai pentingnya memilih metode costing yang paling sesuai untuk perusahaan.

Untuk Akuntansi Biaya Yang Lebih Baik, Abaikan Prinsip dan Standard Akuntansi

 Rasanya saya tidak perlu lagi membahas mengenai peranan akuntansi di dalam lingkungan binis, semua akuntan rata-rata sudah tahu akan hal itu. TETAPI, dari pengalaman saya mensupervisi bagian accounting dan keuangan di beberapa perusahaan, saya menemukan:
  • Rata-rata, para akuntan sangat jarang berpikir tentang: bagaimana caranya memaksimalkan peranan cost accounting untuk menghasilkan informasi cost yang dapat dijadikan sebagai input dalam proses pengambilan keputusan—yang pada akhirnya dapat mengarahkan operasional perusahaan menuju pencapian tingkat profitabilitas maksimal.
  • Rata-rata, para akuntan hanya berkutat diseputaran masalah mengenai: bagimana caranya agar cost yang dihasilkan dari proses akuntansi biaya dapat dimasukan ke dalam Laporan Keuangan.
Orientasi para akuntan, entah mengapa, sebagian besar masih saja menitikberatkan fokus pada laporan keuangan. Padahal, laporan keuangan hanya setumpuk kertas yang tidak ada artinya bila tidak dapat memberikan informasi yang bersifat incremental bagi pengelolaan suatu binis (entitas).
Saya memperkirakan, hal itu disebabkan oleh kuatnya pengaruh doktrin bawaan sejak di bangku kuliah—yang sedikit-sedikit prinsip akuntansi berterima umum (GAAP), sedikit-sedikit standar akuntansi, seakan-akan dunia ini akan bubar jika prinsip akuntansi dilanggar, dimanapun dan dalam konteks apapun.
Saya menghabiskan 5 tahun untuk meraih gelar sarjana akuntansi, ditambah 1 tahun pendalaman profesi dan belajar kode-etik, belum lagi ditambah bertahun-tahun menghabiskan waktu di KAP. Tanpa standard dan kode-etik, mana bisa menjadi akuntan profesional? Sorry, saya ingin jadi akuntan profesional, bukan pegawai accounting abal-abal yang cuma lulusan SMEA, seperti anda.”
Oh.. hi, hello Mr. Professional Accountant :D kalau demikian halnya, saya ucapkan goodluck.
Dalam pemahaman saya (mohon dikoreksi jika keliru), PRINSIP dan STANDAR AKUNTANSI adalah petunjuk mengenai cara mengukur, mengakui dan menyajikan laporan keuangan perusahaan, agar fair bagi semua pihak yang berkepentingan—terutama bagi investor/shareholders (mohon ditambahkan jika ada yang kurang).
SEMENTARA, disamping sebagai bahasa bisnis, akuntansi adalah alat (tool) untuk menghasilkan informasi yang bisa digunakan sebagai input dalam pengambilan keputusan bisnis, TERMASUK keputusan-keputusan binis yang diambil oleh management internal perusahaan. Dan, input yang lebih banyak dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan bisnis oleh management perusahaan, adalah informasi-informasi terkait dengan cost atas produk/jasa yang dihasilkan.
Okelah, sebagian akuntan (terutama akuntan publik) sudah pasti orientasinya adalah stakeholders di luar management—terutama shareholdera. Pemeriksaan kepatuhan pelaporan keuangan (auditing), sebagian besar dimaksudkan untuk menilai seberapa “fair” laporan keuangan yang disajikan oleh perusahaan bagi para pemegang saham. Dengan ‘mantra’ yang mungkin lebih familiar: “apakah proses pengukuran, pengakuan dan penyajian informasi keuangan sudah sesuai standard?”
Sampai pada ‘pialang saham’ dan ‘analyst pasar modal’ mungkin masih peduli terhadap angka-angka lapora keuangan—untuk diolah menjadi rasio-rasio keuangan yang bisa digunakan untuk menjaring para pemain bursa saham—dan para pengambil keuntungan jangka-pendek lainnya. Middle-men macam business valuators yang dilibatkan dalam due diligent proses akuisi dan merger, mungkin juga masih peduli.
TETAPI, shareholders (investor yang sesungguhnya) tidak terlalu ambil pusing hal-hal lain, selain dividend. Bagi shareholders, laba-rugi dan retained earning tak lebih dari ASUMSI, PENDAPAT dan INTERPRETASI, yang samasekali USELESS, jika tidak bisa diconvert menjadi kas masuk ke pundi-pundi mereka (dalam bentuk pembagian dividend). Sedangkan audit assignment dibutuhkan hanya untuk 3 alasan: (a) formalitas permintaan Bappepam; (b) shareholders tidak percaya denga assersi management (penyajian laporan keuangan); dan (c) permintaan perusahaan untuk membangun citra kredibilitas—yang tentu saja hanya untuk keperluan public-relation semata. Tidak ada yang bersifat nyata dan incremental.
Boleh jadi profitabilitas capital market meningkat—dari hasil pembangunan citra dan public-relation effort lainnya, tetapi itu hanya akan menjadi angka-angka VIRTUAL belaka JIKA perusahaan TIDAK menghasilkan keuntungan yang nyata dari product market-nya—sehingga yang terjadi dalam aggregate ekonomi (makro) hanya perpindahan angka-angka lembar saham yang samasekali tidak berkontribusi nyata bagi penciptaan nilai tambah (value added) dalam suatu negara, pada wilayah yang lebih luas.
Sehingga, bagi saya (seorang pegawai accounting abal-abal tamatan SMEA)—yang pemahaman akuntansinya tentu masih dangkal, usaha-usaha mengoptimalkan fungsi akuntansi untuk meningkatkan efektifitas dan produktifitas opersional binis, TAK KALAH PENTINGNYA jika dibandingkan dengan usaha-usaha untuk taat dan tunduk tehadap prinsip/standar akuntansi yang ada. Lebih bagus lagi, jika keduanya bisa bersinergi.
Target utama saya, dalam costing, adalah menyediakan informasi cost yang bisa menjadi input bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan. Dan untuk mencapai target itu, seringkali saya harus melakukan tweak dan kustomisasi, membuat hybrid-system yang paling sesuai bagi karakter operasional perusahaan.
Misalnya:
Untuk decision-making yang lebih akurat sehubungan dengan harga dari tambahan unit produk terjual (biasanya harga yang paling mendekati direct cost), saya harus menggunakan incremental cost yang timbul pada setiap tambahan unit produk yang dihasilkan. Nah, jika harus mematuhi standard akuntansi, menggunakan metode penentuan biaya yang hanya mengalokasikan porsi overhead cost ke dalam product cost akan membuat saya kesulitan—meskipun untuk yang tergolong bukan incremental cost.
Dalam konteks yang lebih sempit, demi untuk meningkatkan dayaguna informasi cost yang dihasilkan dari proses akuntansi biaya, dalam banyak hal saya memilih untuk DENGAN SENGAJA mengabaikan prinsip/standar akuntansi yang ada. Khusus di wilayah costing, jika terpaksa, saya memilih untuk menomorduakan GAAP, tidak kenal PSAK, aturan Bappepam, dan regulasi sejenisnya.
Begitulah cara pandang saya mengenai pentingnya proses pemilihan dan penerapan metode costing secara khusus—dan cost accounting dalam cakupan lebih luas, yang lebih banyak berfokus pada pertimbangan: bagimana caranya mendayagunakan cost accounting untuk bisa memberi manfaat maksimal bagi pengelolaan bisnis, ketimbang sekedar bisa memasukan unsur cost ke dalam laporan keuangan.
Selanjutnya, mari kita lihat, satu-per-satu, ragam metode costing—beserta keunggulan dan kelemahannya masing-masing.

Macam Motode Costing Beserta Keunggulan dan Kelemahannya

Secara konsep, ada tujuh metode costing yang paling lumrah digunakan, sesuai dengan karakter perusahaan masing-masing:
1. Job Costing – Job costing melibatkan serangkaian transaksi-transaksi yang mengakumulasikan biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan overhead untuk satu unit aktivitas yang disebut dengan “Job Order” (JO). Metode ini biasanya diterapkan dalam ligkungan manufaktur yang memproduksi barang pesanan—dalam pengertian, design, fitur dan spesifikasi lainya ditentukan oleh pemesan. Untuk masing-masing kategori, cost diakumulasikan melalui serangkian transaksi-transaksi, sebelum di bebankan (charged) ke “Job Order” tertentu.
  • Keunggulan: Sangat bagus untuk menelusuri cost per unit produk, bisa menghasilkan informasi yang lebih akurat, jika dibandingkan dengan metode lain. Job costing disebut-sebut sebagai metode penentuan cost yang paling efektif dan valid untuk mengakumulasikan biaya kesepakatan kontraktual cost-plus.
  • Kelemahan: It requires a large quantity of detailed data collection and data entry, which is expensive. It also runs the risk of including some inaccurate data, which requires expensive control systems to minimize. Furthermore, there may be a significant allocation of overhead costs to each job, which may be inaccurately applied.
2. Process Costing – Lumrah diterapkan pada lingkungan perusahaaan dimana variasi produk yang dibuat sedikit atau bahkan bersifat tunggal—dalam pengertian: jenis barang, ukuran, material, mesin/alat, metode produksi, dan sumberdaya manusia yang digunakan relative sama. Dalam situasi ini, adalah sangat sulit untuk membedakan biaya produk satu-per-satu. Misal: perusahaan refiner (pemurnian), adalah sangat sulit untuk menelusuri biaya yang keluar untuk masing-masing galon minyak yang digunakan. Metode yang paling lumrah dipergunakan untuk menghitung cost per-unit dalam proses costing adalah dengan cara mengakumulasikan semua biaya terkait dengan proses produksi dalam suatu periode, selanjutnya ‘weighted average’ cost per-unit dihitung berdasarkan total total cost terakumulasi tersebut.
  • Keunggulan: Data cost dikumpulkan menjadi satu untuk keseluruhan periode produksi yang kemudian dialokasikan ke volume produksi yang dijalakan dalam satu periode, menghasilan cost per-unit rata-rata yang relative akurat, tetapi tidak seakurat job costing. Metode ini relatif cepat dan memerlukan tenaga yang relative lebih kecil jika dibandingkan metode lain.
  • Kelemahan: Cost per-unit yang dihasilkan adalah cost rata-rata yang tentu saja tidak terlalu akurat. Disamping itu, khususnya saat menentukan volume produksi yang diproses, perusahaan sering menggunakan estimasi—karena sebagian barang mungkin belum benar-benar selesai diproduksi.
3. Direct Costing – Direct cost adalah cost yang terasosiasi langsung dengan perubahan volume produksi. Pengertian direct cost ini, berhubungan erat dengan bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung, tapi tidak dengan mesin. Misal: bahan baku yang digunakan untuk membuat produk dan upah tenaga kerja untuk proses pembuatan barang adalah direct cost, tetapi biaya-biaya sehubungan dengan mesin yang digunakan untuk berproduksi bukan direct cost—karena mesinnya masih tetap di pabrik terlepas dari perubahan volume produksi. Dengan kata lain, overhead tidak diikutsertakan dalam perhitungan costing.
  • Keunggulan: Metode ini biasanya disukai oleh management yang ogah terus-menerus membuat perhitungan cost setiap kali ada penambahan volume produksi—terlebih-lebih jika ada item produk baru. Bagaimanapun juga proses penentuan cost memang mengkonsumsi waktu, tenaga dan pikiran. Jika tidak mau repot membuat costing setiap ada penambahan volume produksi atau produk baru, direct costing memang pilihan yang paling nyaman. Disamping itu, direct costing juga paling ideal saat dipakai untuk menentukan harga termurah yang bisa ditawarkan—dengan harapan dapat menjual lebih banyak, misalnya.
  • Kelemahan: Dalam jangka pendek, penentuan cost (untuk pada akhirnya menentukan harga jual) dengan menggunakan metode direct memang masih bisa, tetapi tidak untuk jangka panjang. Kian lama cost yang dihasilkan akan kian tidak akurat, akibat tidak diikutsertakannya overheda dalam perhitungan costing.
4. Throughput Costing (Accounting) – Metode yang satu ini berfokus pada maksimalisasi kapasitas (orang dan produksi), yang sesungguhnya tiada lain merupakan variasi atau pengembangan dari direct costing. Metode ini mengasumsikan bahwa: selalu ada kemacetan operasional (lumrah disebut “bottleneck operation”) dalam proses produksi—yang menghambat kecepatan (speed) penyelesaian barang. Masalah kemacetan inilah yang kemudian menjadi dasar pertimbangan untuk menentukan barang mana yang sebaiknya diproduksi terlebih dahulu dan mana yang belakangan—karena masing-masing akan menghasilkan tingkat profitabilitas yang berbeda. Pada dasarnya, metode ini hanya mengikutsertakan bahan baku sebagai komponen utama dalam pertimbangan decision-making sehubungan dengan cost, sementara biaya tenaga kerja tidak.
  • Keunggulan: throughput costing bisa meningkatkan profitabilitas dalam jangka pendek secara maksimal, jika perusahaan benar-benar mengelola bottleneck kapasitas (baik fasilitas maupun sumberdaya manusia) dengan baik dan disiplin—sesuai dengan apa yang ditunjukan oleh cost analysis yang dihasilkan oleh metode tersebut—sehingga contribution margin yang paling maksimal bisa dicapai.
  • Kelemahan: Adanya peringkat prioritas (fokus pada produk yang kemungkinan menghasilkan tingkat profitabilitas paling tinggi), dalam jangka panjang akan menimbulka hubungan yang tidak baik dengan pihak pelanggan, yang cepat atau lambat akan menimbulkan masalah yang tak kalah seriusnya dengan profitabilitas—kecuali perusahaan benar-benar bisa hidup hanya dengan memproduksi produk-produk yang memiliki profitabilitas tinggi.
5. Activity-based Costing (ABC) – Metode penentuan cost dengan ABC system dirancang untuk mengarahkan agar setiap biaya overhead yang timbul bisa dihubungkan (atau dikaitkan) aktivitas tertentu untuk suatu produk dan departemen/bagian/seksi tertentu di dalam perusahaan—yang nantinya bisa menjadi sumber informasi utama bagi manajemen untuk mengetahui: di wilayah mana overhead banyak digunakan? Untuk aktivitas apa saja? Dan, untuk produk apa (yang mana)?
  • Keunggulan: Metode costing dengan ABC system adalah jawaban atas kelemahan yang terjadi di direct costing maupun throughput costing. Dengan ABC system, management dapat melakukan kontrol yang lebih baik terhadap overhead, sekaligus dapat mengetahui aktivitas untuk produk mana yang mengkonsumsi overhead lebih banyak.
  • Kelemahan: ABC system memerlukan pemahaman system operasi sekalgus costing dari setiap aktivitas di dalam perusahaan. Disamping itu, penerapan ABC system membutuhkan tenaga, waktu dan komitmen yang tinggi dari semua personel—mulai dari tingkat pelaksana hingga management, dan ini bukan sesuatu yang mudah dicapai. Khusus di system akuntansinya, ABC system memerlukan data base yang luar biasa detail—setup awalnya saja bisa memakan waktu lebih dari satu tahun untuk perusahaan bersakal menengah, belum lagi maintenancenya. Bayangkan, setiap item produk baru pastinya membutuhkan aktivitas yang agak berbeda (meskipun tidak terlalu jauh), menggunakan tools yang berbeda, setup mesin yang berbeda, dan semua itu harus dikonstruksi di data base system. Oleh sebab itu, untuk perusahaan yang aktivitas produksinya tidak terlalu massif (dengan variance produk yang tidak terlalu banyak), saya tidak pernah merekomendasikan penerapan ABC system.
6. Standard Costing – Standard costing termasuk yang cukup populer digunakan. Langkah pertama yang dilakukan dalam menerapkan metode ini adalah dengan menentukan “standard cost”—per satu jenis aktivitas–untuk masing-masing jenis produk yang akan diproduksi. Saya pribadi banyak menerapakan standard cost (yang saya kombinasikan dengan beberapa metode lain). Untuk penerapan standard cost saya menugasi engineer di research & development membuat standard untuk direct labor cost, officer di bagian purchasing—bersama-sama dengan engineer bag produksi—membuat standard untuk penggunaan bahan baku dan bahan penolong, sedangkan standard untuk overhead cost saya tugaskan ke cost accountant. Standard di masing-masing aktivitas tersebut kemudian dijadikan satu oleh cost accountant (bersama-sama dengan enginner di R&D), maka terbentulah Bill of Material (BOM) yang tiada lain adalah “standard cost” per satu jenis barang yang diproduksi. Setiap kali suatu aktivitas dijalankan, akan menimbulkan perbedaan antara standard cost (yang ada di BOM), selisih tersebut saya kanalkan (secara otomatis) ke akun yang saya sebut dengan “variance”—yang sewaktu-waktu bisa saya gunaka untuk menilai tingkat efisiensi dan efektivitas suatu aktivitas, termasuk mengukur profitabilitas produk yang sedang dikembangkan.
  • Keunggulan: Metode standard costing sangat ampuh untuk digunakan untuk melakukan pengendalian cost di semua lini perusahaan. Dengan metode ini, nyaris setiap aktivitas bisa diukur tingkat efisiensinya. Satu-satunya PR follow up yang penting dalam penerapan metode standard costing adalah: mencari-tahu alasan yang menyebabkan timbulnya variance, dan pengalaman saya menunjukan ini bagia yang tersulit.
  • Kelemahan: Standard costing menghabiskan banyak energi dan waktu, khususnya di awal-awal—saat standard di buat. Dan pembentukan standard ini akan terus terjadi setiap ada produk baru yang dikembangkan. Dan Penentuan standard cost seringkali menjadi sesuatu yang tricky—pada titik tertentu para operator/pelsakana dan manager sering dihadapkan pada pilihan antara memenuhi standard atau meningkatkan kwalitas produk yang dihasilkan. Ini membutuhkan resolusi yang benar-benar komprehensive, sehingga tidak perlu timbul tindakan saling menyalahkan ketika variance yang cukup besar muncul ke permukaan di kemudian harinya.
7. Target Costing – Keenam metode costing yang saya sebutkan sebelumnya, semuanya berfokus pada interpretasi data cost setelah terjadi. Target costing menggunakan pendekatan sebaliknya—data cost ditentukan (dipatok) terlebih dahulu untuk kemudian diikuti oleh semua aktivitas di dalam perusahaan. Konkretnya, management—melalui serangkaian proses riset—mempelajari kondisi pasar (baik expektasi customer maupun tingkat kompetisi) terlebih dahulu, untuk menentukan “target cost.” Selanjutnya, produk dirancang mengikuti skema target cost yang telah ditentukan. Mulai dari proses perancangan dan proses produksi yang sesungguhnya, usaha-usaha untuk meningkatkan efisiensi terus dilakukan, sehingga target cost yang diharapkan bisa dicapai. Bisa dibilang, ini model market-oriented costing.
  • Keunggulan: Model market-oriented dari metode target costing sangat bagus diterapkan pada produksi barang yang memiliki tingkat kompetisi yang tinggi di pasaran (consumer goods, apparels dan electronics misalnya).
  • Kelemahan: Satu-satunya kelemahan metode target costing ini adalah lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan riset dan perancangan produk—yang jika tidak dilakukan dengan time table yang ketat, bisa keteteran dalam menghadapi laju perubahan time-value money dan inflasi dalam jangka panjang. Proses yang panjang ini otomatis memakan waktu dan tenaga yang besar. Saya pribadi meng-hybrid-kan metode ini dengan standard costing. Target costing saya gunakan khusus untuk produk baru yang belum memiliki segment pasar pasti (untuk keperluan infiltrasi pasar).
 Secara keseluruhan, pemilihin metode costing sangat berpengaruh terhadap informasi cost yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan oleh mangement perusahaan (untuk keperluan  product pricing dan costing), berkaitan langsung dengan tingkat profitabilitas perushaan dalam skala yang lebih luas. Oleh sebab itu, saya selalu menganjurkan agar, pemilihan metode costing benar-benar dilakukan dengan “management’s interest in mind”, bukan yang lainnya. Dengan costing best practices yang baik, cost accounting akan bisa berdaya guna secara maksimal. Berusaha mengkombinasikan beberapa metode costing, selalu baik—dengan catatan: disesuaikan dengan karakter produk, kapasitas produksi dan organization behavioral lainnya. Selamat berakhir pekan.
Read More --►

Pengenalan Akuntansi Biaya

Akuntansi biaya adalah suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa.
Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang. Penggunaan kata beban adalah pada saat biaya sudah habis terpakai.
Pengertian dan Fungsi Akuntansi Biaya menurut beberapa pakar
  • Menurut Schaum
Akuntansi biaya adalah suatu prosedur untuk mencatat dan melaporkan hasil pengukuran dari biaya pembuatan barang atau jasa. Fungsi utama dari Akuntansi Biaya: Melakukan akumulasi biaya untuk penilaian persediaan dan penentuan pendapatan.
  • Menurut Carter dan Usry
Akuntansi biaya adalah penghitungan biaya dengan tujuan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian, perbaikkan kualitas dan efisiensi, serta pembuatan keputusan yang bersifat rutin maupun strategis.

Objek biaya

Objek biaya (cost object) atau tujuan biaya (cost objective) adalah sebagai suatu item atau aktivitas yang biayanya diakumulasi dan diukur. Berikut adalah aktivitas atau item-item yang dapat menjadi objek biaya:
  • Produk, Proses
  • Batch dari unit-unit sejenis , Departemen
  • Pesanan pelanggan, Divisi
  • Kontrak, Proyek
  • Lini produk, Tujuan strategis

Pendekatan akuntansi biaya

 Ada tiga pendekatan yang biasa dilakukan untuk akuntansi biaya, yaitu biaya standar (standard costing), biaya berdasarkan kegiatan (activity-based costing), dan biaya berdasarkan hasil (akuntansi throughput). 

Revolusi dalam akuntansi biaya

 Akuntansi biaya telah mengalami perubahan yang dramatis, dimana perkembangan sistem komputer hampir menghapuskan pembukuan secara manual. Akuntansi biaya kini telah menjadi kebutuhan nyata dalam semua organisasi termasuk bank, organisasi profesional, serta lembaga pemerintah. Dewasa ini telah banyak perusahaan yang memasang metode pabrikasi produk, perdagangan produk, atau pemberian jasa.

Pengajaran dalam akuntansi biaya

 Banyak bahan pelajaran yang diajarkan dalam akuntansi biaya, dimana kesemuanya selalu berkaitan dengan biaya-biaya yang mungkin timbul dalam proses produksi. Pembelajaran yang dilakukan dalam akuntansi biaya antara lain mengenai penentuan harga pokok produk: bersama dan sampingan, harga pokok proses, pembiayaan: biaya variabel dan biaya tetap, biaya overhead pabrik, departementalasi biaya overhead, biaya bahan baku, biaya tenaga kerja: langsung dan tidak langsung, pengendalian biaya, serta analisis biaya pemasaran.

Manfaat akuntansi biaya

Akuntansi biaya adalah salah satu cabang akuntansi yang merupakan alat bagi manajemen untuk memonitor dan merekam transaksi biaya secara sistematis, serta menyajikan informasi biaya dalam bentuk laporan biaya. Manfaat biaya adalah menyediakan salah satu informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam mengelola perusahaannya, yaitu untuk perencanaan dan pengendalian laba; penentuan harga pokok produk dan jasa; serta bagi pengambilan keputusan oleh manajemen. 

Keterbatasan dalam sistem akuntansi biaya 

 Dalam akuntansi biaya juga terdapat beberapa kekurangan yang menyertainya, terutama dalam sistem akuntansi biaya yang telah ketinggalan zaman. Gejala-gejala dari sistem biaya yang ketinggalan zaman diantaranya ialah hasil dari penawaran sulit dijelaskan, harga pesaing nampak lebih rendah sehingga kelihatan tidak masuk akal, produk-produk yang sulit diproduksi menunjukkan laba yang tinggi, manajer operasional berkeinginan menghentikan produk-produk yang kelihatan menguntungkan, marjin laba sulit dijelaskan, pelanggan tidak mengeluh atas biaya naiknya harga, departemen akuntansi menghabiskan banyak waktu hanya untuk memberi data biaya bagi proyek khusus, dan biaya produk berubah karena adanya perubahan peraturan pelaporan.

Read More --►

Akuntansi Keuangan

Akuntansi keuangan adalah bagian dari akuntansi yang berkaitan dengan penyiapan laporan keuangan untuk pihak luar, seperti pemegang saham, kreditor, pemasok, serta pemerintah. Prinsip utama yang dipakai dalam akuntansi keuangan adalah persamaan akuntansi (Aset = Liabilitas + Ekuitas). Akuntansi keuangan berhubungan dengan masalah pencatatan transaksi untuk suatu perusahaan atau organisasi dan penyusunan berbagai laporan berkala dari hasil pencatatan tersebut. Laporan ini yang disusun untuk kepentingan umum dan biasanya digunakan pemilik perusahaan untuk menilai prestasi manajer atau dipakai manajer sebagai pertanggungjawaban keuangan terhadap para pemegang saham. Hal penting dari akuntansi keuangan adalah adanya Standar Akuntansi Keuangan (SAK) yang merupakan aturan-aturan yang harus digunakan di dalam pengukuran dan penyajian laporan keuangan untuk kepentingan eksternal. Dengan demikian, diharapkan pemakai dan penyusun laporan keuangan dapat berkomunikasi melalui laporan keuangan ini, sebab mereka menggunakan acuan yang sama yaitu SAK. SAK ini mulai diterapkan di Indonesia pada 1994, menggantikan Prinsip-prinsi Akuntansi Indonesia tahun 1984.
Read More --►

Pengenalan Akuntansi Manajemen

Akuntansi Manajemen atau Akuntansi Manajerial adalah sistem akuntansi yang berkaitan dengan ketentuan dan penggunaan informasi akuntansi untuk manajer atau manajemen dalam suatu organisasi dan untuk memberikan dasar kepada manajemen untuk membuat keputusan bisnis yang akan memungkinkan manajemen akan lebih siap dalam pengelolaan dan melakukan fungsi kontrol.
Berbeda dengan Informasi Akuntansi keuangan, Informasi Akuntansi manajemen adalah:
  • Dirancang dan dimaksukan untuk digunakan oleh pihak manajemen dalam organisasi sedangkan informasi Akuntansi keuangan dimaksudkan dan dirancang untuk pihak eksternal seperti kreditur dan para pemegang saham;
  • Biasanya rahasia dan digunakan oleh pihak manajemen dan bukan untuk laporan publik;
  • memandang ke depan, bukan sejarah;
  • Dihitung dengan mengacu pada kebutuhan manajer, sering menggunakan sistem informasi manajemen, bukan mengacu pada standar akuntansi keuangan.
Hal ini disebabkan karena penekanan yang berbeda: informasi akuntansi manajemen digunakan dalam sebuah organisasi, biasanya untuk pengambilan keputusan.

Definisi

Menurut Chartered Institute of Management Accountants (CIMA), akuntansi manajemen adalah "proses identifikasi, pengukuran, akumulasi, analisis, penyusunan, interpretasi, dan komunikasi informasi yang digunakan oleh manajemen untuk merencanakan, mengevaluasi dan pengendalian dalam suatu entitas dan untuk memastikan sesuai dan akuntabilitas penggunaan sumber daya tersebut. Akuntansi manajemen juga meliputi penyusunan laporan keuangan untuk kelompok non-manajemen seperti pemegang saham, kreditur, badan pengatur dan otoritas pajak "(Istilah resmi CIMA).
The American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) menyatakan bahwa akuntansi manajemen sebagai praktik meluas ke tiga bidang berikut:
  • Manajemen Strategi - Memajukan peran akuntan manajemen sebagai mitra strategis dalam organisasi.
  • Manajemen Kinerja - Mengembangkan praktik pengambilan keputusan bisnis dan mengelola kinerja organisasi.
  • Manajemen Risiko - Berkontribusi untuk membuat kerangka kerja dan praktik untuk mengidentifikasi, mengukur, mengelola dan melaporkan risiko untuk mencapai tujuan organisasi.
Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) menyatakan bahwa "Seorang akuntan manajemen harus mampu menerapkan pengetahuan profesional dan keterampilannya dalam penyusunan dan penyajian informasi keputusan keuangan dan lainnya yang berorientasi sedemikian rupa untuk dapat membantu manajemen dalam merumusakan kebijakan, perencanaan dan pengendalian pelaksanaan pengoperasian. "Akuntan manajemen oleh karena itu dilihat sebagai "pencipta nilai" antara akuntan. Mereka jauh lebih tertarik melihat ke depan dan mengambil keputusan yang akan memengaruhi masa depan organisasi, daripada rekaman sejarah dan kepatuhan (menjaga nilai) aspek profesi. Pengetahuan dan pengalaman akuntansi manajemen dapat diperoleh dari berbagai bidang dan fungsi dalam suatu organisasi seperti manajemen informasi, perbendaharaan, audit efisiensi, pemasaran, penilaian, penetapan harga, logistik, dan lainnya.

Tradisional vs praktik inovatif

Pada akhir 1980-an, praktisi akuntansi dan para pendidik dikecam keras dengan alasan bahwa praktik akuntansi manajemen (dan, bahkan lebih dari itu, kurikulum yang diajarkan untuk mahasiswa akuntansi) hanya mengalami sedikit perubahan dibandingkan 60 tahun sebelumnya, meskipun telah terjadi perubahan radikal dalam lingkungan bisnis. Lembaga akuntansi profesional, mungkin takut bahwa akuntan manajemen akan semakin dilihat sebagai suatu yang tidak berguna dalam organisasi bisnis, sehingga kemudian dapat mencurahkan sumber daya untuk pengembangan keterampilan yang lebih inovatif ditetapkan untuk akuntan manajemen.
Perbedaan antara dan praktik akuntansi 'tradisional' dan 'inovatif' dapat diilustrasikan dengan mengacu pada teknik pengendalian biaya. Akuntansi biaya adalah metode sentral dalam akuntansi manajemen, dan secara tradisional, teknik utama akuntan manajemen adalah analisis varians, yang merupakan pendekatan sistematis untuk perbandingan biaya aktual dan dianggarkan dari bahan baku dan tenaga kerja yang digunakan selama periode produksi.
Sementara beberapa bentuk analisis varians masih digunakan oleh paling banyak perusahaan manufaktur, maka saat ini cenderung digunakan dalam hubungannya dengan teknik inovatif seperti analisis biaya siklus hidup dan kegiatan berbasis biaya, yang dirancang dengan aspek-aspek spesifik dari lingkungan bisnis modern yang perlu diketahui. Siklus hidup biaya mengakui bahwa kemampuan manajer untuk mempengaruhi biaya manufaktur suatu produk paling besar ketika produk masih pada tahap desain produk siklus hidup (yaitu, sebelum desain tersebut telah rampung dan produksi dimulai), karena perubahan kecil dengan desain produk dapat menyebabkan penghematan yang signifikan dalam biaya manufaktur produk. Biaya berdasarkan aktivitas (ABC) mengakui bahwa, di pabrik-pabrik modern, biaya manufaktur ditentukan oleh jumlah 'kegiatan' (misalnya, jumlah produksi berjalan per bulan, dan jumlah peralatan produksi waktu idle) dan bahwa kunci untuk pengendalian biaya yang efektif karena itu mengoptimalkan efisiensi dari kegiatan ini. Kegiatan berbasis akuntansi juga dikenal sebagai Penyebab dan Efek akuntansi.

Peran dalam korporasi

Konsisten dengan peran lain dalam korporasi saat ini, akuntan manajemen memiliki hubungan pelaporan ganda. Sebagai mitra strategis dan penyedia keputusan berdasarkan informasi keuangan dan operasional, akuntan manajemen bertanggung jawab untuk mengelola tim bisnis dan pada saat yang sama harus menyediakan semua hubungan antar laporan dan tanggung jawab untuk mengorganisasikan keuangan korporasi.
Kegiatan akuntan manajemen memberikan informasi bisnis termasuk peramalan dan perencanaan, melakukan analisis varians, mengkaji dan memantau biaya yang melekat dalam bisnis adalah orang yang memiliki akuntabilitas ganda untuk kedua tim keuangan dan bisnis.
Read More --►

Perbandingan akuntansi manajemen dan akuntansi keuangan

Perbedaan antara akuntansi manajemen dan akuntansi keuangan termasuk:
  1. Akuntansi manajemen memberikan informasi kepada orang-orang dalam suatu organisasi sedangkan akuntansi keuangan terutama bagi mereka yang di luar itu, seperti pemegang saham
  2. Akuntansi keuangan diperlukan oleh hukum sedangkan akuntansi manajemen tidak. Standar khusus dan format mungkin diperlukan untuk akun hukum seperti dalam Standar Akuntansi Internasional di Eropa.
  3. Akuntansi keuangan meliputi seluruh organisasi sedangkan akuntansi manajemen mungkin lebih fokus kepada produk tertentu atau pusat biaya.
Akuntansi manajerial digunakan terutama oleh orang-orang dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Laporan dapat dihasilkan untuk setiap periode waktu seperti harian, mingguan atau bulanan. Laporan dianggap "mencari masa depan" dan telah meramalkan nilai bagi mereka yang ada di dalam perusahaan.
Akuntansi keuangan digunakan terutama oleh orang-orang di luar perusahaan atau organisasi. Laporan keuangan biasanya dibuat untuk jangka waktu yang ditetapkan, seperti tahun fiskal atau periode. Laporan keuangan secara historis faktual dan memiliki nilai prediktif untuk mereka yang ingin membuat keputusan keuangan atau investasi dalam suatu perusahaan.
Akuntansi manajemen adalah cabang akuntansi yang terutama berkaitan dengan laporan keuangan rahasia untuk penggunaan eksklusif dari manajemen puncak dalam sebuah organisasi. Laporan ini dibuat dengan menggunakan metode ilmiah dan statistik untuk sampai di nilai moneter tertentu yang kemudian digunakan untuk pengambilan keputusan. Laporan tersebut dapat meliputi:
  • Laporan perkiraan penjualan
  • Analisis anggaran dan analisis komparatif
  • Studi kelayakan
  • Laporan konsolidasi dan merger
Akuntansi Keuangan, di sisi lain, berkonsentrasi pada produksi laporan keuangan, termasuk persyaratan pelaporan dasar profitabilitas, solvabilitas likuiditas, dan stabilitas. Sifat laporan ini adalah dapat diakses oleh pengguna internal dan eksternal seperti pemegang saham, perbankan dan para kreditur.
Read More --►

Senin, 21 Januari 2013

Istilah-istilah Dalam Akuntansi

Di dalam akuntansi terdapat banyak sekali istilah-istilah yang perlu diketahui agar mempermudah kita dalam mempelajarinya. Berikut ini akan diuraikan beberapa istilah yang akan sering kita jumpai di dalam akuntansi, diantaranya adalah:

Istilah-istilah Dalam Akuntansi

  • Aktiva (assets) :kekayaan yang dimiliki perusahaan (lihat harta). Aktiva merupakan sumber daya (resources) bagi perusahaan untuk melakukan usaha.
  • Aktiva tetap (fixed assets) :aktiva bernilai besar yang sifatnya tetap atau permanen, digunakan dalam kegiatan perusahaan dan tidak dijual kembali dalam kegiatan normal.
  • Aktiva masih harus diterima (accrued assets) :lihat pendapatan masih harus diterima.
  • Akumulasi penyusutan (accumulated depreciation) :perkiraan yang digunakan untuk mencatat secara akumulatif pembebanan biaya yang diakibatkan oleh pemakaian aktiva tetap. Perkiraan semacam ini secara umum disebut perkiraan kontra (contra account), yaitu perkiraan yang berfungsi mengurangi perkiraan lain.
  • Ayat jurnal (journal entry) :penyajian suatu transaksi ke dalam nama perkiraan dan jumlah yang harus didebit dan dikredit.
  • Ayat jurnal balik (reversing entries) :ayat jurnal yang dibuat (biasanya pada awal periode akuntansi) untuk membalik ayat jurnal penyesuaian yang dibuat sebelumnya. Ayat jurnal balik dapat juga dikatakan sebagai ayat jurnal yang didebit dan kreditnya merupakan kredit dan debit ayat jurnal penyesuaian masing-masing dalam jurnal yang sama.
  • Ayat jurnal gabungan (compound journal entry) :ayat jurnal yang terdiri dari dua atau lebih perkiraan yang harus didebit atau dikredit.
  • Ayat jurnal koreksi (correcting entries) :ayat jurnal yang dibuat untuk mengoreksi ayat jurnal lain yang dibuat sebelumnya.
  • Ayat jurnal penutup (closing entry) :ayat jurnal untuk menolkan saldo perkiraan-perkiraan sementara (nominal) yang dilakukan apabila akan dimulai pencatatan data akuntansi periode berikutnya.
  • Ayat jurnal penyesuaian (adjusting journal entry) :ayat jurnal yang biasanya dibuat pada akhir suatu periode akuntansi untuk mengoreksi perkiraan-perkiraan tertentu sehingga mencerminkan keadaan aktiva, kewajiban, pendapatan, biaya, dan modal yang sebenarnya.
  • Ayat jurnal koreksi (correcting entry) :ayat jurnal untuk mengoreksi kesalahan yang terdapat dalam perkiraan-perkiraan aktiva, kewajiban, pendapatan, biaya dan modal.
Nah artikel di atas baru Istilah-istilah Dalam Akuntansi yang berhuruf depan A, selanjutnya saya akan menulis yang berhuruf depan B.
  • Bagan perkiraan (chart of accounts) :daftar perkiraan yang ada dalam perusahaan lengkap dengan nama dan nomor kode perkiraannya.
  • Bank (bank) :lembaga keuangan yang salah satu usahanya adalah memberikan pinjaman kepada perusahaan.
  • Bentuk bertahap (multiple step) :perhitungan rugi laba di mana beberapa kelompok biaya dikurangkan dari pendapatan sehingga diperoleh beberapa pos perantara seperti misalnya laba bruto, laba usaha, laba bersih, dan lain-lain.
  • Bentuk langsung (single step) :perhitungan rugi laba di mana semua pendapatan, baik yang berasal dari kegiatan normal maupun pendapatan lain-lain yang bukan berasal dari kegiatan normal perusahaan disajikan bersama-sama kemudian total dari semua pendapatan ini dikurangi dengan total semua biaya baik yang untuk kegiatan normal perusahaan maupun yang bukan.
  • Bentuk skontro (bentuk perkiraan=account form) :penyajian neraca di mana aktiva diletakkan di sebelah kiri sedang kewajiban dan modal diletakkan di sebelah kanan sehingga menyerupai bentuk perkiraan.
  • Bentuk stafel (bentuk laporan=report form) :penyajian neraca di mana kewajiban dan modal diletakkan di bawah aktiva.
  • Biaya (expenses) :kadang-kadang disebut beban :penurunan dalam modal pemilik, biasanya melalui pengeluaran uang atau penggunaan aktiva, yang terjadi sehubungan dengan usaha untuk memperoleh pendapatan.
  • Biaya administrasi dan umum (general and administrative expenses) :biaya-biaya yang terjadi dalam hubungannya dengan kegiatan perusahaan secara keseluruhan (administrstif) dan biaya-biaya yang bersifat umum yang tidak dapat diidentifikasikan ke dalam kegiatan spesifik seperti misalnya produksi atau penjualan.
  • Biaya bunga (interest expense) :biaya yang timbul karena pinjaman uang.
  • Biaya dibayar di muka (prepaid expenses) :pengeluaran-pengeluaran untuk barang dan jasa yang akan digunakan atau memberi manfaat di masa mendatang.
  • Biaya gaji (salaries) :biaya yang berasal dari pemakaian jasa karyawan atau buruh yang dipekerjakan dalam perusahaan.
  • Biaya hutang tak tertagih (bad debt expense) :biaya yang berhubungan dengan tidak tertagihnya piutang.
  • Biaya lain-lain (other expenses) :biaya-biaya yang tidak berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan.
  • Biaya masih harus dibayar (accrued expenses) :biaya-biaya yang sudah merupakan beban walaupun hutang yang bersangkutan belum saatnya merupakan kewajiban.
  • Biaya penjualan (sales expenses) :biaya-biaya yang terjadi dalam hubungannya dengan kegiatan menjual dan memasarkan barang.
  • Biaya perlengkapan (supplies expense) :biaya yang timbul karena pemakaian perlengkapan (bahan pembantu).
  • Biaya penyusutan (depreciation expense) :biaya yang timbul karena pemakaian aktiva tetap berwujud.
  • Biaya serba-serbi (miscellaneous expenses) :biaya yang terdiri dari bermacam-macam transaksi yang jumlahnya kecil, tidak sering terjadi dan tidak tertampung dalam satu perkiraan biaya yang ada.
  • Biaya sewa (rent expense) :biaya yang timbul karena pemakaian sewa.
  • Bukti kas kecil (petty cash voucher) :bukti tertulis yang menunjukkan jumlah dan rincian pengeluaran melalui dana kas kecil.
  • Buku besar (ledger) :kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan merupakan suatu kesatuan tersendiri.
  • Buku besar khusus (special ledger) :buku besar tambahan yang dirancang untuk mengumpulkan informasi lebih rinci guna mendukung informasi yang terdapat pada salah satu perkiraan di buku besar.
  • Buku besar tambahan (subsidiary ledger) :kadang-kadang disebut juga buku besar pembantu:lihat buku besar khusus.
  • Buku harian khusus (special journal) :buku harian (jurnal) yang dirancang untuk mencatat suatu transaksi (atau beberapa transaksi) tertentu.
  • Buku hutang (accounts payable ledger) :kadang-kadang disebut juga dengan buku tambahan hutang: buku besar tambahan untuk perkiraan hutang. Buku hutang merupakan kumpulan dari kartu hutang.
  • Buku memorial (general journal)kadang-kadang disebut juga buku harian umum, jurnal umum atau buku jurnal :buku harian yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dimasukkan dalam salah satu buku harian khusus.
  • Buku pembelian (purchases journal) :buku harian yang khusus digunakan untuk mencatat pembelian barang dagang secara kredit.
  • Buku penerimaan kas (cash receipt journal) :buku harian yang digunakan khusus untuk mencatat semua penerimaan uang termasuk penjualan tunai.
  • Buku penjualan (sales journal) :buku harian yang digunakan khusus untuk mencatat penjualan barang dagang secara kredit.
  • Buku pengeluaran kas (cash disbursement journal) :buku harian yang khusus digunakan untuk mencatat semua pengeluaran uang termasuk pembelian barang dagang secara tunai.
  • Buku persediaan = kadang-kadang disebut buku stok (inventory subsidiary ledger) :kumpulan dari kartu persediaan.
  • Buku piutang (accounts receivable subsidiary ledger) :kadang-kadang disebut buku tambahan piutang: buku besar tambahan untuk perkiraan piutang. Buku piutang merupakan kumpulan dari kartu piutang.
  • Buku voucher (voucher register) :jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua voucher yang dikeluarkan.
  • Bursa efek (stock exchange) :tempat di mana surat-surat berharga seperti saham dan obligasi diperdagangkan.
Nah selanjutnya saya akan menuliskan istilah-istilah akuntansi yang berhuruf depan C sampai yang berhuruf depan W sebagai berikut:
  • Cost freight and insurance (CIF) :syarat penjualan di mana penjual menanggung biaya pengiriman dan asuransi terhadap kerugian atas barang yang bersangkutan.
  • Daftar piutang (scedule of receivables) :daftar yang memuat saldo piutang kepada tiap-tiap langganan (debitur) pada suatu saat tertentu.
  • Daftar umur piutang (aged receivables) :daftar saldo piutang pada saat tertentu yang dikelompokkan menurut golongan umur.
  • Dana kas kecil (petty cash) :sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar. Pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan melalui bank (dengan check).
  • Debit (debet) :sisi sebelah kiri perkiraan. Didebit berarti pada sisi sebelah kiri perkiraan yang bersangkutan dicatat suatu jumlah tertentu.
  • FIFO (first in first out) :metode penetapan harga pokok persediaan di mana dianggap bahwa barang-barang yang terdahulu dibeli akan merupakan barang yang dijual pertama kali. Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembelian yang paling akhir.
  • Harga pasar (market value) :harga untuk mengganti barang yang bersangkutan pada tanggal persediaan.
  • Harga pokok penjualan (cost pf goods sold) :harga beli (perolehan) dari barang yang dijual. Dalam sebuah perusahaan dagang harga pokok penjualan dicari dengan :persediaan barang dagang awal periode + pembelian bersih selama periode - persediaan barang dagang akhir periode.
  • Harga terendah antara harga pokok dan harga pasar (lower of cost or market) :penilaian persediaan di mana persediaan dilaporkan pada harga yang terendah antara harga pokok dan harga pasar (nilai gantinya).
  • Hutang (liabilities) :kadang-kadang disebut dengan kewajiban :sumber pembiyaan perusahaan yang berasal dari kreditur.
  • Hutang bunga (interest payable) :hutang kepada kreditur sebagai imbalan atas pemakaian uang yang dipinjamkan kepada perusahaan.
  • Hutang dagang (accounts payable) :kadang-kadang disebut dengan hutang usaha :hutang jangka pendek yang berasal dari pembelian barang-barang atau jasa untuk keperluan usaha.
  • Hutang gaji (salaries payable) :hutang untuk gaji yang jasanya telah dipakai tetapi belum dibayar.
  • Identifikasi khusus (specific identification) :metode penetapan harga pokok untuk barang-barang yang yang dijual dan yang masih terdapat dalam persediaan didasarkan atas harga pokok yang dikeluarkan khusus untuk barang-barang yang bersangkutan.
  • Ikhtisar rugi laba (income summary) :kadang-kadang disebut perkiraan rugi laba :perkiraan yang digunakan untuk menutup perkiraan pendapatan dan biaya.
  • Jurnal (journal) :formulir khusus yang digunakan untuk mencatat secara kronologis transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan menurut nama perkiraan dan jumlah yang harus didebit dan dikredit.
  • Jurnal penutup (closing entries) :ayat jurnal yang dibuat untuk memindahkan saldo perkiraan-perkiraan sementara ke perkiraan-perkiraan tetap atau perkiraan-perkiraan neraca.
  • Jurnal umum (general journal) :bentuk jurnal yang terdiri dari dua kolom. Jurnal umum kadang-kadang disebut juga buku memorial atau jurnal standar.
  • Kartu hutang (creditor's account) :formulir yang digunakan untuk mencatat penambahan dan pengurangan hutang kepada salah satu pemasok (kreditur) tertentu. Kartu hutang memuat informasi tentang hutang kepada salah satu kreditur.
  • Kartu persediaan :kadang-kadang disebut dengan kartu stok (stock cards) :catatan untuk mencatat setiap perubahan yang terjadi dalam satu jenis barang.
  • Kartu piutang (debtor's account) :formulir yang digunakan untuk mencatat penambahan dan pengurangan piutang kepada salah satu langganan (debitur) tertentu. Kartu piutang memuat informasi tentang piutang kepada salah satu debitur.
  • Kas (cash) :uang dalam bentuk tunai maupun rekening bank yang dipunyai perusahaan.
  • Kas kecil (petty cash) :sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar. Pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan melalui bank (dengan check).
  • Kredit (credit) :sisi sebelah kanan perkiraan. Dikredit berarti pada sisi sebelah kanan perkiraan yang bersangkutan dicatat suatu jumlah tertentu.
  • Kreditur (creditor) :pihak-pihak yang memberikan pinjaman kepada perusahaan.
  • Laba bersih (net income) :selisih lebih semua pendapatan dan keuntungan terhadap biaya dan kerugian. Jumlah ini merupakan kenaikan bersih terhadap modal.
  • Laba bersih (net income) :selisih lebih pendapatan atas biaya-biaya yang dibebankan dan yang merupakan kenaikan bersih atas modal yang berasal dari kegiatan usaha.
  • Laba bruto (gross profit) :penjualan bersih dikurangi harga pokok penjualan. Laba bruto kadang disebut laba kotor.
  • Laba ditahan (retained earnings) :jumlah akumulasi laba bersih darisebuah perseroan terbatas dikurangi distribusi laba (income distribution) yang dilakukan.
  • Laba usaha (income for operation) :laba yang diperoleh semata-mata dari kegiatan utama perusahaan.
  • Laporan Keuangan (financial statement) : laporan yang dirancang untuk para pembuat laporan keuangan, terutama pihak-pihak diluar perusahaan, mengenai posisi laporan keuangan dan hasil usaha perusahaan. laporan keuangan terdiri dari neraca, laporan laba rugi dan laporan perubahanposisi keuangan.
  • Laporan keuangan interim (interim financial statements) :laporan yang dikeluarkan untuk periode lebih pendek dari periode tahunan yang reguler.
  • Laporan perubahan laba ditahan (retained earnings statements) :laporan yang menunjukkan rincian perubahan saldo laba ditahan dari awal sampai akhir periode akuntansi.
  • Laporan perubahan modal (statement of owner's equity) :iktisar tentang perubahan modal suatu perusahaan yang terjadi selama jangka waktu tertentu.
  • Laporan rekening koran (bank statement) :catatan yang dibuat oleh bank untuk setoran yang diterima dan penarikan yang dilakukan serta saldo awal dan saldo akhir dari rekening koran nasabah. Pada umumnya, bank akan mengirimkan tembusan dari catatan ini kepada nasabahnya pada tiap-tiap akhir bulan.
  • LIFO (last in first out) :metode penetapan harga pokok persediaan di mana dianggap bahwa barang-barang yang paling akhir dibeli akan merupakan barang yang pertama kali dijual. Dalam metode ini, persediaan akhir akan dinilai dengan harga pokok pembelian yang terdahulu.
  • Manajemen (management) :sekelompok orang yang diberi tanggung jawab untuk mengelola kegiatan perusahaan.
  • Metode balans permanen (perfectual method) :sistem pencatatan persediaan di mana harga pokok penjualan dan persediaan ditetapkan setiap kali terjadi transaksi dalam persediaan.
  • Metode eceran (retail method) :metode penetapan harga pokok persediaan secara taksiran yang didasarkan atas hubungan, yang terdapat dalam tahun berjalan, antara harga pokok dengan harga jual.
  • Metode periodik (periodic method) :sistem pencatatan dalam persediaan di mana harga pokok penjualan dan persediaan ditetapkan secara berkala melalui penghitungan fisik terhadap persediaan yang ada.
  • Metode penghapusan langsung (direct write-off method) :suatu cara di mana pencatatan kerugian yang timbul dari tidak tertagihnya piutang dilakukan pada saat piutang yang bersangkutan diputuskan untuk dihapuskan.
  • Metode laba bruto atau metode laba kotor (gross profit method) :metode penetapan harga pokok persediaan secara taksiran yang didasarkan atas hubungan, yang terdapat dalam periode yang lalu, antara laba bruto dengan harga jual.
  • Modal (capital) :sumber pembelanjaan perusahaan yang berasal dari pemilik.
  • Neraca (balance sheet) :laporan keuangan yang dapat memberi informasi tentang sumber-sumber daya yang dimiliki perusahaan dan sumber pembelanjaan untuk memperolehnya. Laporan ini menyajikan posisi keuangan perusahaan.
  • Neraca (balance sheet) :daftar aktiva, kewajiban dan modal suatu perusahaan pada suatu saat tertentu. Daftar ini juga menunjukkan tentang kekayaan yang dipunyai perusahaan serta sumber pembelanjaannya. Neraca menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada suatu saat tertentu.
  • Neraca lajur (work-sheet) :kertas berkolom yang digunakan sebagai kertas kerja untuk menyusun laporan keuangan.
  • Neraca saldo (trial balance) :kadang-kadang disebut juga neraca sisa atau neraca percobaan :daftar saldo perkiraan-perkiraan yang ada dalam buku besar perusahaan pada suatu saat tertentu.
  • Neraca saldo disesuaikan (adjusted trial balance) :neraca saldo yang telah disesuaikan dengan jurnal penyesuaian.
  • Neraca saldo penutup (post closing trial balance) :neraca saldo yang dibuat setelah semua perkiraan nominal ditutup.
  • Nota debit (debit memorandum) :dokumen yang memberitahu kreditur bahwa perkiraannya telah didebit dengan jumlah tertentu.
  • Nota kredit (credit memorandum) :dokumen untuk memberitahu debitur bahwa perkiraannya telah dikredit sejumlah tertentu.
  • Pembayaran di muka (prepayments) :istilah umum untuk biaya dibayar di muka dan uang muka secara bersama-sama.
  • Pembelian (purchases) :perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode.
  • Pembelian retur dan pengurangan harga (purchases return and allowances) :pengembalian atau pengurangan harga atas barang-barang yang telah dibeli.
  • Pembukuan (book-keeping) :pencatatan data perusahaan dengan cara tertentu.
  • Penyisihan piutang tak tertagih (allowance for doutful accounts) :bagian dari piutang yang diperkirakan tidak akan dapat ditagih dan untuk kemungkinan kerugian yang disebabkan olehnya telah dibebankan sebagai biaya (lihat :biaya piutang tak tertagih).
  • Pemindahbukuan ke buku besar (posting) :prosedur pemindahan data dari jurnal ke perkiraan-perkiraan yang bersangkutan di buku besar.
  • Pendapatan (revenue) :jumlah yang dibebankan kepada langganan untuk barang dan jasa yang dijual. Pendapatan dapat juga didefinisikan sebagai kenaikan bruto dalam modal (biasanya melalui diterimanya suatu aktiva dari langganan) yang berasal dari barang dan jasa yang dijual.
  • Pendapatan diterima di muka (unearned revenues) :uang muka untuk pendapatan yang belum dihasilkan.
  • Pendapatan masih harus diterima (accrued revenues) :pendapatan yang sebetulnya telah dihasilkan tetapi uangnya belum diterima.
  • Pendapatan lain-lain (other income) :pendapatan yang bukan berasal dari kegiatan utama perusahaan.
  • Penetapan harga pokok persediaan (inventory costing) :menentukan nilai harga pokok persediaan yang ada pada suatu saat tertentu.
  • Penggolong-golongan transaksi (classifying of transaction) :transaksi-transaksi yang mempunyai sifat sama dilaporkan dalam satu kesatuan.
  • Penjualan bersih (net sales) :penjualan (pada nilai faktur) dikurangi dengan pengembalian, pengurangan harga, biaya transpor yang dibayar untuk langganan dan potongan penjualan yang diambil.
  • Penjualan retur dan pengurangan harga (sales return and allowances) :penerimaan kembali atau pengurangan harga atas barang-barang yang telah dijual.
  • Penyusutan (depreciation) :proses pembebanan biaya yang disebabkan oleh pemakaian aktiva tetap, seperti misalnya peralatan.
  • Peralatan (equipment) :salah satu bentuk aktiva dalam perusahaan yang biasanya bernilai cukup besar dan digunakan untuk menjalankan kegiatan perusahaan.
  • Perhitungan rugi laba (income statement) :ikhtisar pendapatan dan biaya suatu perusahaanuntuk suatu jangka waktu tertentu. Perhitungan rugi laba menunjukkan hasil usaha suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
  • Perkiraan (account) :formulir (media) yang digunakan untuk mengelompokkan transaksi-transaksi yang sejenis ke dalam satu nama kelompok transaksi dan tempat untuk mencatat penambahan serta pengurangan yang terjadi dalam kelompok tersebut.
  • Perkiraan dua kolom (two column account) :salah satu bentuk perkiraan di mana sisi debit diletakkan terpisah dengan sisi kredit.
  • Perkiraan empat kolom (balance-colomn account atau four column account) : salah satu bentuk perkiraan di mana terdapat kolom yang menunjukkan saldo perkiraan tersebut pada akhir setiap transaksi.
  • Perkiraan nominal (nominal account atau temporary account) :perkiraan-perkiraan yang hanya digunakan untuk mencatat transaksi selama periode tertentu yang secara berkala dipindahkan ke perkiraan modal. Perkiraan pendapatan, biaya dan prive termasuk dalam kelompok ini.
  • Perkiraan pengendali (controlling account) :kadang-kadang disebut juga dengan perkiraan induk : perkiraan dalam buku besar yang mempunyai rincian dalam buku besar tambahan.
  • Perkiraan prive (drawing account) :perkiraan yang digunakan untuk mencatat pengambilan aktiva perusahaan yang dilakukan oleh pemilik.
  • Perkiraan riil (real account) :perkiraan-perkiraan yang saldonya dibawa terus menerus dari satu periode ke periode yang lain. Perkiraan-perkiraan neraca termasuk dalam kelompok ini.
  • Perlengkapan (supplies) :salah satu bentuk aktiva dalam perusahaan yang dari bahan pembantu.
  • Persamaan akuntansi (accounting equation) :hubungan antara aktiva, kewajiban dan modal yang dinyatakan dalam suatu persamaan di mana : aktiva =kewajiban +modal.
  • Persediaan barang dagang (merchandise inventory) :harga perolehan (harga pokok) persediaan barang dagang yang ada pada suatu saat tertentu (awal atau akhir periode akuntansi).
  • Persediaan tersedia dijual (merchandise available for sale) :harga beli (perolehan)dari persediaan barang dagang di awal periode ditambah pembelian bersih selama periode yang bersangkutan.
  • Persekutuan (partnership) :perusahaan yang dimiliki oleh dua orang atau lebih menurut suatu perjanjian yang dilakukan diantara mereka.
  • Perseroan terbatas (corporation) :perusahaan yang merupakan badan hukum terpisah yang dibentuk berdasarkan hukum di mana pemilikannya dibagi dalam saham-saham.
  • Perusahaan dagang (merchandising firm) :perusahaan yang kegiatannya membeli barang jadi dan menjualnya kembali tanpa melakukan pengolahan lagi.
  • Perusahaan jasa (service firm) :perusahaan yang kegiatannya menjual jasa-jasa.
  • Perusahaan pabrik (manufacturing firm) :perusahaan yang kegiatannya mengolah bahan baku menjadi barang jadi dan kemudian menjual barang jadi tersebut.
  • Perusahaan perseorangan (proprietoship) :perusahaan yang dimiliki seluruhnya oleh perseorangan.
  • Persediaan barang dagang (merchandise inventory) :perkiraan yang digunakan untuk mencatat harga pokok barang dagang pada awal dan akhir periode akuntansi.
  • Piutang dagang (trade receivables) : kadang-kadang disebut piutang usaha :piutang yang berasal dari penjualan barang atau jasa yang merupakan kegiatan utama perusahaan.
  • Piutang dihapuskan (receivable written-off) :piutang kepada debitur tertentu yang dinyatakan tidak dapat ditagih oleh karena itu dikeluarkan dari catatan perusahaan.
  • Piutang lain-lain (other receivables) :piutang di luar piutang dagang.
  • Pos-pos rekonsiliasi (reconciling items) :pos-pos yang menjelaskan perbedaan antara dua angka (saldo) yang berasal dari sumber berbeda dalam proses rekonsiliasi.
  • Potongan tunai (cash discount) :potongan harga yang diberikan apabila pembayaran dilakukan lebih cepat dari jangka waktu kredit.
  • Potongan pembelian (purchases discount) :potongan terhadap harga pembelian apabila pembayaran dilakukan lebih cepat dari jangka waktu kredit. Potongan pembelian adalah potongan tunai dipandang dari sudut pembeli. Lihat potongan tunai.
  • Potongan perdagangan (trade discount) :potongan harga yang disebabkan oleh perbedaan cara atau kondisi penjualan.
  • Potongan penjualan (sales discount) :potongan terhadap harga penjualan apabila pembayaran dilakukan lebih cepat dari jangka waktu kredit. Potongan penjualan adalah potongan tunai dipandang dari sudut penjual. Lihat potongan tunai.
  • Rata-rata (average) :penetapan harga pokok persediaan di mana dianggap bahwa harga pokok rata-rata dari barang yang tersedia dijual akan digunakan untuk menilai harga pokok barang yang dijual dan yang terdapat dalam persediaan.
  • Rekonsiliasi bank (bank reconsiliation) :membandingkan saldo buku dengan saldo bank dan menjelaskan perbedaan yang terjadi. Secara umum rekonsiliasi berarti membandingkan dan menjelaskan perbedaan yang terjadi terhadap dua angka (saldo) yang berasal dari sumber berbeda.
  • Rugi bersih (net loss) :kebalikan dari laba bersih.
  • Saldo debit (debit balance) :saldo suatu perkiraan di mana jumlah sisi debit lebih besar daripada jumlah sisi kredit.
  • Saldo disesuaikan (adjusted balance) :saldo yang telah disesuaikan dengan pos-pos rekonsiliasi.
  • Saldo kredit (credit balance) :kebalikan saldo debit.
  • Saldo normal (normal balance) :saldo debit atau kredit yang biasanya akan terdapat pada perkiraan tertentu.
  • Siklus akuntansi (accounting cycle) :tahap-tahap kegiatan dalam proses pencatatan dan pelaporan akuntansi, mulai dari terjadinya transaksi sampai dengan dibuatnya laporan keuangan.
  • Sistem informasi (information system) :kesatuan dari bagian-bagian atau tahap pelaksanaan dalam akuntansi agar dapat menghasilkan informasi tertentu yang diinginkan.
  • Slip deposit (deposit slip) :bukti penerimaan yang dibuat oleh bank untuk setoran-setoran yang diterima dari nasabah.
  • Syarat pembayaran (credit term) :persetujuan antara pembeli dan penjual mengenai cara dan jangka waktu pembayaran suatu transaksi jual beli.
  • Surat-surat berharga (marketable securities) :saham atau surat-surat berharga lain yang mempunyai pasaran sehingga dapat diperjualbelikan dengan segera dan yang dimiliki perusahaan tidak dengan maksud untuk investasi jangka panjang.
  • Transaksi (transaction) :kejadian atau situasi yang mempengaruhi posisi keuangan perusahaan dan oleh karena itu harus dicatat.
  • Transpor pembelian (tranportation on purchases atau freight in) :biaya-biaya pengangkutan yang dikeluarkan pada waktu melakukan pembelian barang dagang.
  • Uang muka (advances) :pengeluaran-pengeluaran yang dimaksudkan sebagai uang muka atas perolehan suatu aktiva.
  • Voucher :bukti tertulis mengenai persetujuan untuk mengeluarkan uang.
  • Wesel tagih (notes receivables) :janji tertulis yang diberikan oleh penarik wesel untuk membayar sejumlah tertentu pada saat diminta atau pada tanggal tertentu.
Demikian sedikit pengetahuan saya tentang Istilah-istilah Dalam Akuntansi. Harapan saya sedikit yang bisa saya bagi, akan bermanfaat bagi saya pribadi dan teman-teman.
Read More --►